Объединили команду ECOS в Битрикс24 и автоматизировали адаптацию сотрудников
Настроили серверную архитектуру и корпоративный портал, сформировали оргструктуру и права доступа, подключили Битрикс24.Диск и создали систему адаптации сотрудников с чек-листами, наставничеством, опросами и автоматическими напоминаниями
ECOS — российская компания, специализирующаяся на производстве и поставке пищевых добавок и ингредиентов для предприятий пищевой промышленности.
Компания работает с производителями мясной, молочной, рыбной и кондитерской продукции, предлагает более 300 продуктов и за время работы разработала более 1000 индивидуальных решений. В структуре компании работают технологи, научные сотрудники, специалисты по инновациям, менеджеры, логисты и маркетологи. ECOS представлена в России, СНГ и других странах.
Роман, директор по развитию
Компания растёт, и сейчас нам важно создать единое пространство для сотрудников. Мы хотим, чтобы структура, документы и адаптация новых специалистов работали по понятным правилам и не зависели от ручного контроля
Светлана, проектный менеджер
Сейчас мы выстраиваем Битрикс24 не только как корпоративный портал, но и как полноценную систему внутренних процессов. Основной акцент делаем на организационной структуре и автоматизации всего пути сотрудника в период адаптации
Цель проекта
Создать единое корпоративное пространство в Битрикс24 и автоматизировать адаптацию сотрудников ECOS — от первого рабочего дня до завершения испытательного срока и дальнейшей обратной связи
Задачи проекта
- подготовить надежную техническую инфраструктуру;
- развернуть коробочную версию Битрикс24;
- перенести сотрудников в единое информационное пространство;
- отразить структуру компании внутри портала;
- настроить доступ сотрудников к информации;
- централизовать хранение рабочих файлов;
- формализовать процесс адаптации;
- снизить количество ручных действий HR и руководителей;
- обеспечить своевременную постановку задач;
- подключить наставников к адаптации;
- получать регулярную обратную связь от сотрудников;
- сделать HR-процессы контролируемыми и воспроизводимыми.
Ход проекта
Этап 1. Серверная инфраструктура и Битрикс24
- настройка серверной архитектуры;
- установка коробочной версии Битрикс24;
- первоначальная конфигурация системы;
- программирование портала;
- подготовка среды к дальнейшей настройке;
- проверка стабильности работы системы.
Этап 2. Корпоративный онлайн-офис
- создание карточек сотрудников;
- настройка профилей;
- формирование групп сотрудников;
- настройка организационной структуры;
- распределение сотрудников по подразделениям;
- формирование единого пространства для команды.
Этап 3. Права доступа и документы
- разграничение прав сотрудников;
- настройка доступа по ролям;
- ограничение доступа к внутренней информации;
- настройка Битрикс24.Диск;
- организация общего файлового пространства;
- формирование структуры корпоративных документов.
Этап 4. Анализ процесса адаптации
- анализ действующего процесса;
- выявление ручных операций;
- определение контрольных точек;
- формирование сценария адаптации;
- разработка технического задания;
- распределение ответственности между HR, руководителем и наставником.
Этап 5. Этапы адаптации сотрудников
Настроили контрольные периоды:
- первая неделя;
- первый месяц;
- второй месяц;
- третий месяц;
- завершение адаптационного периода.
Для каждого периода сформировали собственную последовательность действий и контрольных задач.
Этап 6. Чек-листы, задачи и напоминания
- создание задач по адаптации;
- формирование чек-листов;
- настройка сроков выполнения;
- настройка параметров адаптации;
- автоматические напоминания;
- контроль просроченных действий;
- фиксация прохождения этапов.
Этап 7. Наставничество и обратная связь
- автоматическое назначение наставника;
- включение наставника в процесс адаптации;
- контроль взаимодействия с новым сотрудником;
- запуск системы пульс-опросов;
- регулярный сбор обратной связи;
- выявление сложностей в период адаптации;
- получение данных для корректировки процесса.
Этап 8. Завершение жизненного цикла сотрудника
- настройка процессов завершения адаптации;
- внедрение выходного интервью при увольнении;
- сбор обратной связи;
- автоматизация сопутствующих HR-процессов;
- фиксация результатов;
- формирование единого стандарта работы с сотрудниками.
Команда проекта
Проектный менеджер
Светлана
Проектный менеджер
Светлана
Системный администратор
Владислав
Системный администратор
Владислав
Аккаунт-менеджер
Юрий
Аккаунт-менеджер
Юрий
Готовый проект
В результате для ECOS развернута коробочная версия Битрикс24 и создан полноценный корпоративный онлайн-офис.
Результаты:
Результаты:
- Заявки обрабатываются быстрее, без потерь;
- У менеджеров есть понятная структура работы и прозрачная система контроля;
- Руководство в любой момент видит статус сделок и может оперативно влиять на процесс;
- CRM объединила продажи, логистику и сопровождение;
- Повысилась общая эффективность взаимодействия с клиентами.
Роман, директор по развитию
Сейчас Битрикс24 объединяет сотрудников в одном пространстве, а адаптация проходит по единому сценарию. Мы видим этапы, задачи и обратную связь и меньше зависим от ручного контроля
Светлана, проектный менеджер
Сейчас портал работает как единая система внутренних процессов: структура компании, права, документы и адаптация связаны между собой. Новый сотрудник получает понятный маршрут, а HR и руководители видят, что происходит на каждом этапе
Оставьте заявку на проект, мы свяжемся с Вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
