Команда начнёт успевать больше без новых сотрудников и сверхурочных. Нужно только знать, какие процессы отдать системе в первую очередь.
Допустим, интернет-магазин вручную переносит заказы из почты в таблицу, а подтверждения клиентам отправляет по очереди из личной почты. Менеджеры заняты перепиской, а на продажи времени остаётся меньше. Автоматизация бизнес-процессов снимает такую рутину, но результат зависит от того, с чего начать. Мы в JoyWin настраиваем автоматизацию в Битрикс24 и amoCRM, и ниже порядок, который помогает увидеть эффекты автоматизации в течение месяца.
Как выбрать процессы для автоматизации
Подходит процесс, который повторяется часто, подчиняется чётким правилам, стоит денег при ошибке, затрагивает немного людей и поддаётся измерению. Чаще всего этим требованиям отвечают четыре процесса.
- Приём заявок. Заявки из всех каналов попадают в CRM, закрепляются за ответственным, клиент получает подтверждение. Измеряем время ответа и число обращений без ответственного.
- Напоминания о следующем шаге. После каждого контакта создаётся задача, зависшие сделки подсвечиваются. Измеряем долю просроченных задач.
- Документы. Коммерческое предложение и счёт формируются из карточки сделки. Измеряем время подготовки.
- Уведомления клиентам о статусе заказа. Сообщение уходит при смене статуса. Измеряем число звонков с вопросом о заказе.
Сложные согласования и обмен с несколькими системами лучше оставить на второй этап.
Автоматизация в первые 30 дней: план
- Неделя 1. Выберите один или два процесса и запишите исходные показатели.
- Неделя 2. Опишите правила и настройте автоматику на тестовых данных.
- Неделя 3. Проведите пилот на небольшой группе, исправьте найденные проблемы.
- Неделя 4. Включите автоматизацию для всей команды и сравните показатели с исходными.
Контрольные точки
После первой недели у вас есть цифры «до». После второй автоматика проходит тестовые сценарии. После третьей пилотная группа подтверждает, что работать удобнее. После четвёртой вы видите разницу в показателях.
Что проверить до запуска
Процесс описан и согласован. Данные в CRM очищены от дублей. Назначен ответственный за изменения. Команда знает, что меняется. Проверены нестандартные случаи: обращение ночью, повторное обращение клиента, сделка без ответственного.
